Kā norit attālinātais audits?

Ārkārtas situācija valstī jaunā vīrusa COVID 19 dēļ ir ietekmējusi visus uzņēmums, tai skaitā sertifikācijas iestādes. BM Certification, ievērojot akreditācijas noteikumus un standartu turētāju norādījumus, uzsāka veikt attālinātos auditus. Attālinātie auditi turpināsies līdz būs ļauts atgriezties pie ierastajiem klātienes auditiem. Kā sertifikācijas iestādei, mums joprojām ir jāpārliecinās par izdoto sertifikātu atbilstību procesiem uzņēmumā, lai nodrošinātu uzņēmumu atbilstību klientam dotajiem solījumiem. Vēlamies sniegt jums ieskatu attālināta audita norisē.

 

Kā notiek attālinātais audits?

Attālinātais audits ir audits, kas notiek neklātienē ar tiešsaistes komunikācijas platformu starpniecību. Vispopulārākās platformas, kuras ir pieejamas mūsu auditoriem un izvēlas klienti ir Skype, zoom.us un Microsoft Teams. Auditors veic dokumentu un pierādījumu analīzi attālināti, intervē uzņēmuma vadību un darbiniekus tiešsaistē, kā arī ar darbinieku palīdzību apskata caur video (telefona vai videokameras). Dažos auditoram joprojām ir nepieciešams doties klātienē, ievērojot visus drošības pasākumus, kurus organizē no savas puses BM Certification, kā arī klients.

 

Kā uzņēmumam sagatavoties attālinātajam auditam?

  • Auditors sagatavo audita plānu – audita plānu saskaņo klients, norādot kuri no uzņēmuma darbiniekiem būs pieejami un kādā formātā uz audita laiku;
  • Audita dokumenti – auditors nosūta sarakstu ar nepieciešamajiem dokumentiem, ar kuriem vēlas iepazīties pirms audita vai audita laikā. Uzņēmums laicīgi sagatavo atbildes vai arī rāda tiešsaistē dokumentus vai to paraugu (ievērojot konfidencialitāti) daloties ar ekrānu izvēlētajā tiešsaistes platformā.
  • Audita intervijas – auditors intervē uzņēmumā darbiniekus arī caur tiešsaistes platformām. Vislabāk šādas intervijas ir veikt ar ieslēgtu video kameru, lai radītu komfortablāku sajūtu sarunājoties.
  • Objektu apskate – objektu apskates laikā auditoru sagaida viens darbinieks, ieturot 2 metru distanci, auditori lieto sejas maskas, cimdus un tiem ir nodrošināti dezinfekcijas līdzekļi. Papildus tiek ievēroti noteikumi ražotnēs, piemēram, tiek mērīta temperatūra vai auditoram tiek piešķirts respirators.
  • Audita laikā atrastie pierādījumi un neatbilstības jeb ziņojuma sagatavošana – audita laikā auditors joprojām pieraksta novērojumus, pierādījumus un piešķir neatbilstības, ja tādas ir atrastas. Kā arī tiek dots laiks tās novērts iepriekšējā kārtībā.
  • Sertifikātu termiņi – ja audits ir noticis veiksmīgs, tad sertifikāts turpina pastāvēt norādītajā termiņā un papildus darbības nav nepieciešamas. Izņēmums ir auditi, saistībā ar pārtikas uzņēmumiem, piemēram, FSSC sertificētie uzņēmumi (tiek plānots audits pēc ārkārtas situācijas beigām).

Auditoru darba apjoms veicot attālinātos auditus palielinās. Bet jānorāda, ka auditoru komanda veiksmīgi tiek galā ar uzdevumu. Kā norāda Liepājas SEZ „TERRABALT” SIA: “Vēlamies pateikties par iespēju par spīti ārkārtas situācijai valstī tomēr veikt auditu, lai iepriekš plānotajos termiņos varam sasniegt savu mērķi un kļūt par soli vairāk klientiem draudzīgāks uzņēmums. Bija prieks sadarboties ar tik atsaucīgu un pretimnākošu auditor kompāniju – zināsim, ka varam rekomendēt BM Certification arī citiem.”